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【テンプレ付き】就活生必見!OBOG訪問のメールの送り方を徹底解説!

【テンプレ付き】就活生必見!OB訪問のメールの送り方を徹底解説!

メール

自分から先方にメールを出し、アポイントメントを獲得しなくてはならないOB訪問。

他の就活のイベントではメール対応も何かと受け身側になる一方ですが、OB訪問ではこちらから提案をしなくてはならないため、どうすればいいのか急に困惑してしまう方も多いと思います。

そこで今回はメールでの連絡の際に気を付けるポイントと、OB訪問を依頼するとき・OB訪問の日程調整をするとき・OB訪問後のお礼をするときと、それぞれの場面のメールテンプレを用意!

要点を押さえたら後はテンプレをコピペするだけの、就活生必見の内容になっていますので、是非とも本記事を参考にOB訪問のメールを書いてみてくださいね!

メールを書くときの気をつけるポイント

ポイント

メールは必ず見直してから送信しよう

社会人にメールを送る上でまず気を付けなくてはならないのは、誤字脱字や不適切な改行を防ぐことです。

漢字の間違いや言葉足らずが目立つと「不注意な人」「テキトーな人」との印象を与えてしまうほか、万が一相手の会社名や名前、メールの送信先に誤りがあれば大変失礼なことになってしまいます。

特にOB訪問はこの後実際に相手と会うわけですから、正しくメールを送って会う前から「しっかりした人だな」と思ってもらえれば、当日もお互い気分良く会話が弾むでしょう。

そのためにも、「メールは一度しっかり見直しをしてから送信」する癖をつけてください。

返信する速度と時間帯を意識しよう

先方から返信が返ってきたら、こちらもできるだけ早く返信することも意識しましょう。社会人の基本的なルールは、「返信は1日以内に」。返信が遅いと、日程調整に時間がかかってしまうほか、提案した日時が他の予定で埋まってしまうことも考えられます。

ただし、メールを送る際の時間帯にはご注意を。夜遅く・朝早くのメールはマナー違反とされているので、日中の時間に送るように心がけましょう。

また、会社のメールに連絡をする際、休日はメールを見ない可能性も高いので、平日中に返信を送ることもベターな選択です。

直前の日時変更は電話で

原則としてアポイントが決まった後に日時変更することはできるだけ避けるべきですが、それでも突然の体調不良などで急遽直前に日時変更をお願いしたい場合は、メールではなく電話で伝えるようにしましょう。

メールはその性質上どうしても時差が生まれてしまいますが、電話は直ぐに用件を伝えることができます。

なお、電話の際はメール以上に時間帯を気にかけること、また相手の活動を一時的に妨げることになるため、そのお詫びも含めて丁寧に受け答えすることが大切です。

テンプレ付き】OB訪問を依頼する時のメール

依頼

OB訪問を依頼するときのメールの流れは、まずは自分を名乗り出ること、OB訪問をお願いしたいと思った経緯(キャリアセンターで相手を知った、など。ここが抜けると「なぜ自分のことを知っているんだ?と不審に思われます。)、そして空いている日時を教えて欲しいとのお願いを伝える、といったものが自然でしょう。

日程については、こちらから希望の日時をいくつか伝えるという方法もありますが、あくまでもこちらはお願いする身ですので、まずは相手の空いている日時から伺ってみるのが無難です。「既に就活の予定でカツカツで空いている日時が少ない!」というとき以外は、相手の予定から伺うようにしましょう。

以上を踏まえて、最初に連絡する際のメールテンプレを用意してみました。
是非とも参考にしてみてください。

最初に連絡する際のメールテンプレ

件名:OB訪問のお願い【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部
佐藤 次郎様

突然のご連絡失礼いたします。
私、〇〇大学〇学部〇学科の就活太郎と申します。

本日は、大学のキャリアセンターにて佐藤様のことを知り、
OB訪問をお願いしたくご連絡差し上げました。

私は現在この業界を中心に就職活動を行っており、
貴社でご活躍されている佐藤様に直接お話を伺いたいと思った次第です。
〇〇という理由で貴社並びに佐藤様のお仕事に大変興味を持っており、是非とも一度、お話をお聞かせ願えませんでしょうか?

ご多忙中とは存じますが、
もしよろしければ佐藤様のご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

就活 太郎
〇〇大学〇学部〇学科
電話:090-1234-5678
メール:tarou@xxxxxxx.jp

テンプレ付き】OB訪問の日程調整をするときのメール

日程調整

上記のように相手の都合のつく時間を事前に伺っていれば、おそらく「この日時かこの日時はどうだろうか?」との返信が返ってくるはず。

そこで今回のメールでは、相手の候補日の中から、この日時でお願いします!との旨をはっきり伝えることが一番大事。

以下テンプレでは相手が出してくれた候補日にこちらも都合が付く場合を想定していますが、どの日程も合わなかった場合は、

大変申し訳ございませんが、あいにくご指示の日程は他企業の面接などで埋まってしまっておりました。

よろしければ、
〇月〇日 12:00〜
〇月〇日 13:00〜
〇月〇日 12:00〜

はいかがでしょうか。
こちら再度の提案となり大変申し訳ございませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

などと対応しましょう。

それでは、OB訪問の日程についてのメールテンプレを紹介します。

OB訪問の日程についてのメールテンプレ

件名:OB訪問の日程について【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部
佐藤 次郎様

お世話になっております。
〇〇大学〇学部〇学科の就活太郎です。

この度はOB訪問をお引き受けくださり、ありがとうございます。
早速日程の調整につきまして、佐藤様からご指示いただいた日程の中では、

〇月〇日 12:00〜

にお願いしたく思っておりますが、いかがでしょうか。

また場所につきましても、佐藤様のご指定のところに伺います。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

就活 太郎
〇〇大学〇学部〇学科
電話:090-1234-5678
メール:tarou@xxxxxxx.jp

【テンプレ付き】OB訪問後にお礼をするときのメール

お礼

OB訪問が終わったあとは、必ず感謝の気持ちを伝えるお礼のメールを送りましょう。タイミングとしてはこちらもできるだけ早く、当日の夜などが望ましいと言えます。

それでは、こちらも以下テンプレをご確認ください。

OB訪問のお礼についてのメールテンプレ

件名:OB訪問のお礼【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部
佐藤 次郎様

お世話になっております。
〇〇大学〇学部〇学科の就活太郎です。

本日は大変お忙しい中、私のためにお時間をいただき、ありがとうございました。
どれも非常に参考になるお話ばかりで、貴社の魅力をより一層理解することができたほか、業界全体の雰囲気についても体感でき、私にとって大変貴重な機会となりました。

佐藤様のおかげで、就職活動に対してのモチベーションも上昇し、貴社にぜひ入社したいという気持ちもさらに強くなりました。佐藤様からいただいたお話を元に、これからますます就職活動に励んで参ります。

本日は本当にありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。

就活 太郎
〇〇大学〇学部〇学科
電話:090-1234-5678
メール:tarou@xxxxxxx.jp

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回はOB訪問のメールの書き方について、気を付けるポイントとそれぞれの場面のメールテンプレートを紹介しました。

他の就活イベントとは異なり、自分主体で進んでいくOB訪問は何かと勇気が要りますが、そこで得た情報や経験は必ず就活に活きてきますので、是非とも本記事を参考に正しくメールを送って、OB訪問を成功に導いてくださいね!